“Hou – Ren - Sou” là một trong những quy tắc làm việc quan trọng tại các công ty Nhật Bản mà bất kỳ nhân viên mới đều phải được đào tạo và thực hành. Tuy nhiên, cũng vẫn có nhiều công ty chưa thể vận dụng đúng phương pháp “Hou – Ren - Sou” do thiếu khung đào tạo cũng như chưa có cách tư duy, truyền đạt đúng đắn. Vậy “Hou – Ren - Sou” như thế nào mới đúng?
Trong bài viết này, Fukuzawa sẽ cùng bạn tìm hiểu kĩ hơn nhé!
- Quy tắc Hou – Ren – Sou là gì?
Trước hết, có thể hiểu Hourensou là quy tắc giao tiếp cơ bản giữa các thành viên trong nhóm.
- Hou (報) là viết tắt của Houkoku (報告): có nghĩa là báo cáo.
- Ren (連) là viết tắt của Renraku (連絡): có nghĩa là liên lạc.
- Sou (相) là viết tắt của Soudan (相談): có nghĩa là bàn bạc.
Hiểu đơn giản theo ngôn ngữ thì Hourensou là: Báo cáo – Liên Lạc – Bàn Bạc.
- Hourensou như thế nào?
“Báo cáo”: Khi gặp vấn đề, ngay lập tức báo cáo cho người lãnh đạo gần nhất (trưởng phòng hoặc nhóm trưởng). Báo cáo ngắn gọn tình huống đang gặp phải, tình trạng của vấn đề, hướng giải quyết vấn đề đang gặp phải: đang xử lý như thế nào, xử lý đến đâu…Nếu có nhiều hướng giải quyết thì báo cáo lại để cấp trên lựa chọn hướng giải quyết tốt nhất, và cả nhóm sẽ theo hướng giải quyết đó.
“Liên lạc”: Liên lạc và truyền đạt thông tin thường xuyên với các thành viên khác trong nhóm để họ có thể nắm được tình hình và góp ý giải quyết vấn đề hoặc để xây dựng kế hoạch tốt hơn.
“Bàn bạc”: Khi đã báo cáo tình huống, liên lạc với những thành viên liên mà vấn đề vẫn chưa được giải quyết, thì lúc này mọi người sẽ cùng họp, bàn bạc để tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề.
Tuy theo trình tự trên nhưng không phải lúc nào cũng thực hiện một cách cứng nhắc, chũng ta cần tùy theo hoàn cảnh vận dụng một cách linh hoạt để có thể mang lại hiệu quả cao trong công việc. Có thể đơn giản, khi gặp vấn đề, bạn báo cáo ngay cho nhóm trưởng, đưa cách giải quyết, nếu hợp lý, nhóm trưởng đồng ý, bạn giải quyết vấn đề đó luôn. Hay chính trong khi báo cáo, bạn và nhóm trưởng trao đổi, đó cũng chính là bàn bạc. Và có thể ngay trong khi báo cáo, bạn đã đồng thời cho các bên liên quan biết qua báo cáo của bạn với nhóm trưởng, vô hình chung bạn đã liên lạc với những người đồng đội của bạn trong nhóm.
Sau đây là một số lưu ý trong nguyên tắc này:
- Đừng ngại báo cáo khi thấy cấp trên của bạn đang bận rộn.
- Khi truyền đạt thông tin, hãy áp dụng quy tắc 5W3H: who – what – where – when – why – where và how – how many – how much, nghĩa là thông tin mà bạn truyền đạt cần phải rõ ràng và cụ thể, chính xác nhất có thể, hơn nữa còn là để người nghe dễ dàng tiếp thu thông tin.
- Khi giải quyết xong vấn đề, bạn cũng cần liên lạc và báo cáo kết quả cho những người liên quan để họ luôn nắm bắt được diễn tiến của công việc.
Việc thực hiện Hou-Ren-Sou, đôi khi rất khó khăn, nhưng 1 khi đã quen với nó, bạn sẽ thấy nó cực kì hữu ích. Hãy cố gắng cùng nhau làm tốt Hou-Ren-Sou nhé!
Chúc các bạn thành công!
Nhận xét
Đăng nhận xét