Học nguyên tắc làm việc 5s giống người Nhật

Có nguồn gốc từ đất nước Mặt Trời mọc, cho đến nay, nguyên tắc 5S đã được áp dụng thành công ở nhiều công ty trên thế giới. Vậy nguyên tắc 5S trong tổ chức là gì?

Trong bài viết này, Fukuzawa sẽ cùng bạn tìm hiểu kĩ hơn về nguyên tắc này nhé !

1. 5S LÀ GÌ?               

5S là một tập hợp 5 từ của Nhật Bản – Mỗi từ bắt đầu bằng âm S đó là:

• SEIRI                               Tạm dịch                    SÀNG LỌC.
• SEITON                           Tạm dịch                    SẮP XẾP.
• SEISO                              Tạm dịch                    SẠCH SẼ.
• SEIKETSU                      Tạm dịch                    SĂN SÓC.
• SHITSUKE                      Tạm dịch                   SẴN SÀNG.

2. ĐỊNH NGHĨA 5S.

• SEIRI – SÀNG LỌC: Seirilà sàng lọc những cái không cần thiết tại chỗ làm việc và loại bỏ chúng.
• SEITON – SẮP XẾP: Seitonlà sắp xếp mọi thứ ngăn nắp trật tự ,đúng chỗ của nó để tiện lợi và nhanh chóng khi sử dụng.
• SEISO – SẠCH SẼ: Seiso là vệ sinh sạch sẽ mọi chỗ tại nơi làm việc để không còn rác trên nền nhà,không có bụi bẩn trên trang thiết bị,dụng cụ,hồ sơ …
• SEIKETSU – SĂN SÓC: Seiketsu là luôn săn sóc,giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri – Seiton – Seiso.
• SHITSUKE – SẴN SÀNG: Shitsuke là tạo cho mọi người có thói quen tự giác làm việc tốt và luôn tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc.

3. CÁC BƯỚC ÁP DỤNG 5S.

Bước 1: Sàng lọc (Seiri): Tổng vệ sinh, sàng lọc và phân loại.

Ở đây, tổ chức cần xác định và phân loại được các dụng cụ, đồ dùng theo tần suất sử dụng trong quá trình sản xuất, làm việc theo mức độ thường xuyên sử dụng, thỉnh thoảng sử dụng, sắp không cần nữa và hiện tại không còn dùng nữa.

Nguyên tắc đơn giản là “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”! Bởi các vận dụng thừa ra không dùng đến cũng gây ra lãng phí về mặt tiền bạc để cất giữ.
Việc sàng lọc nên được thực hiện theo những bước sau:
– Xác định mức độ hư hỏng, bụi bẩn / rò rỉ.
– Tổng vệ sinh.
– Tìm hiểu nguyên nhân của các hiện tượng tại hiện trường.
– Xác định khu vực xấu trong nhà máy hay phạm vi đang xét.
– Liệt kê thật chi tiết các nguyên nhân gây nên khu vực xấu.
– Quyết định phương án hành động hiệu quả.
– Lên kế hoạch cho việc triển khai.

Bước 2: Sắp xếp (Seiton): Bố trí lại các khu vực.

Sau khi sàng lọc và phân loại, thì đến giai đoạn này, mọi thứ cần được xếp đặt vào đúng chỗ của nó.

Dựa trên nguyên tắc tần suất sử dụng, tổ chức sẽ đưa ra phương án về vị trí sắp xếp hợp lý nhất:
– Những vật dụng thường xuyên sử dụng sẽ được sắp xếp gần với vị trí làm việc
– Những thứ ít sử dụng được sắp xếp xa vị trí làm việc.
Một ý tưởng hay để làm mới các khu vực là việc dùng màu sắc để phân biệt chúng với nhau. Như khu vực ăn uống, khu vực nghỉ ngơi, nơi làm việc, lối đi lại có thể được sơn những màu sắc khác nhau để mọi thứ ở đúng khu vực của nó.
Bên cạnh đó, các vật dụng trong lúc khẩn cấp như bình chữa cháy, ,thiết bị an toàn, lối thoát hiểm, .. Cũng cần được làm nổi bật lên.

Bước 3: Sạch sẽ (Seiso): Giữ vệ sinh và kiểm tra.

Lên kế hoạch cho việc kiểm vệ sinh thường xuyên để duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ.
Sự sạch sẽ là một điều kiện cơ bản cho chất lượng, vì vậy, một khi khu vực làm việc đã sạch sẽ, nó cần được duy trì.

Trách nhiệm cần được thiết lập và gắn cho nhân viên ở từng khu vực cụ thể và đảm bảo quy định rõ ràng về vai trò và trách nhiệm trong việc về sinh và kiểm tra.

Trong bước này, tổ chức cần thiết lập được các chu trình thường xuyên cho duy trì môi trường làm việc sạch sẽ hàng ngày, hàng tuần.Việc đảm bảo vệ sinh sạch sẽ phải được thực hiện thường xuyên, liên tục, được giám sát, mọi nhân viên coi đó là niềm tự hào và giá trị đóng góp cho tổ chức.

Bước 4: Săn sóc (Seiketsu): Duy trì tiêu chuẩn về sự sạch sẽ, ngăn nắp.

Việc vệ sinh sạch sẽ cần xác định được tiêu chuẩn, làm cho chúng trở nên trực quan, dễ nhận, viết đối với nhân viên. Chẳng hạn như:
– Thiết kế nhãn mác rõ ràng và tiêu chuẩn cho các vị trí được quy định
– Hình thành các chỉ số cũng như cách nhận biết khi các tiêu chuẩn bị vượt
– Thiết lập phương pháp thống nhất cho chỉ thị về giới hạn, xác định các vị trí,….

Bước 5: Sẵn sàng (Shitsuke): Hình thành thói quen và thực hành.

Đây là bước khá khó khăn bởi tổ chức cần làm cho nhân viên tuân thủ các quy định.

Để làm được chữ S thứ 5 này, tổ chức cần hình thành và củng cố các thói quen thông qua hoạt động đào tạo và các quy định về khen thưởng, kỷ luật. Quy trình mới nên được thực hiện thông qua các hình ảnh trực quan hơn là lới nói, và luôn đảm bảo những người liên quan đều tham gia vào việc phát triển các tài liệu tiêu chuẩn. Hãy đảm bảo mọi người đều hiểu và thống nhất thực hiện bởi nếu không có đào tạo và kỷ luật, các bước khác của 5S sẽ không thể thành công.

Hiện nay 5S hiện diện ở hầu hết các tổ chức muốn theo đuổi và đạt được mô hình tổ chức đẳng cấp thế giới. Mục đích chính của 5S là loại bỏ các lãng phí trong sản xuất, giảm thiểu các hoạt động không gia tăng giá trị, cung cấp một môi trường làm việc với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.

Fukuzawa hi vọng bài viết này sẽ giúp mọi người hiểu hơn về nguyên tắc 5S để có thể áp dụng tốt trong công việc.

Chúc các bạn thành công!